Konverze účetních a daňových dokladů v listinné podobě na elektronickou formu

Struktura vnitřního předpisu vymezujících problematiku konverze účetních a daňových dokladů v listinné podobě na elektronickou formu:

1. Předmět vnitřního předpisu

2. Vymezení účetního dokladu, jeho věcná a formální kontrola

3. Vymezení daňového dokladu, jeho věcná a formální kontrola

4. Vymezení zjednodušeného daňového dokladu, jeho věcná a formální kontrola

5. Vymezení souhrnného daňového dokladu, jeho věcná a formální kontrola

6. Vymezení zvláštních daňových dokladů, jejich věcná a formální kontrola

7. Autorizovaná konverze účetního a daňového dokladu

1. Předmět vnitřního předpisu

Vnitřní předpis upravuje problematiku konverze účetních a daňových dokladů v listinné podobě na elektronickou formu. Vymezuje náležitosti účetního a daňového dokladu, které musí odpovědné osoby předem zkontrolovat před započetím procesu konverze příslušných dokladů na jejich technickou (elektronickou) formu. Směrnice následně stanovuje přesný postup vedoucí k jednoznačnému zajištění nezpochybnitelnosti provedené konverze jednak ze strany orgánů veřejné moci, ale případně i jiných subjektů, které by mohly změnu formy příslušného dokladu či dokladů zpochybnit.

2. Vymezení účetního dokladu, jeho věcná a formální kontrola

Účetním dokladem se rozumí účetní záznam, který je průkazný. Účetní doklad musí obsahovat níže uvedené náležitosti, aby účetní jednotka mohla na jeho základě zaúčtovat příslušnou účetní operaci do jednotlivých účetních knih.

Základní náležitosti účetního dokladu jsou:

• Označení účetního dokladu.

• Obsah účetního případu s vymezením jednotlivých účastníků.

• Peněžní částka nebo informace o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství.

• Okamžik vyhotovení účetního dokladu.

• Okamžik uskutečnění účetního případu, pokud tento okamžik není shodný s okamžikem vyhotovení účetního dokladu.

• Podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování.

Před započetím konverze účetního dokladu v listinné podobě na elektronickou formu je nezbytné zkontrolovat výše uvedené náležitosti. Pokud účetní doklad postrádá některou z výše uvedených náležitostí, není možné zrealizovat jeho konverzi na elektronickou formu.

Varianta A – účetní jednotka potvrzuje věcnou a formální správnost účetního dokladu přímo podpisem na účetní doklad v papírové podobě před provedením konverze dokladu v listinné podobě na elektronickou formu

Věcnou správnost účetního dokladu potvrzuje svým podpisem na příslušný účetní doklad včetně uvedení okamžiku podpisu: .................................. (jméno odpovědné osoby včetně její další identifikace dle potřeby účetní jednotky)

Formální správnost účetního dokladu potvrzuje svým podpisem na příslušný účetní doklad včetně uvedení okamžiku podpisu: .................................. (jméno odpovědné osoby včetně její další identifikace dle potřeby účetní jednotky)

Varianta B – účetní jednotka potvrzuje věcnou a formální správnost účetního dokladu elektronickým podpisem do evidence v datovém uložišti před provedením konverze dokladu v listinné podobě na elektronickou formu.

Věcnou správnost účetního dokladu potvrzuje svým kvalifikovaným elektronickým podpisem / uznávaným elektronickým podpisem / zaručeným elektronickým podpisem. (vyberte správnou variantu) do souboru ......... (specifikujte) v datovém uložišti .................. (specifikujte): .................................. (jméno odpovědné osoby včetně její další identifikace dle potřeby účetní jednotky)

Formální správnost účetního dokladu potvrzuje svým kvalifikovaným elektronickým podpisem / uznávaným elektronickým podpisem / zaručeným elektronickým podpisem. (vyberte správnou variantu) do souboru ......... (specifikujte) v datovém uložišti .................. (specifikujte): .................................. (jméno odpovědné osoby včetně její další identifikace dle potřeby účetní jednotky)

3. Vymezení daňového dokladu, jeho věcná a formální kontrola

Daňový doklad a jeho náležitosti upravuje zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty. Daňový doklad v elektronické podobě musí obsahovat:

• Označení osoby, která plnění uskutečňuje.

• Daňové identifikační číslo osoby, která plnění uskutečňuje.

• Označení osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje.

• Daňové identifikační číslo osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje. Pokud není osobě, pro kterou se plnění uskutečňuje přiděleno daňové identifikační číslo, tento údaj se na daňovém dokladu neuvádí.

• Evidenční číslo daňového dokladu.

• Rozsah a předmět plnění. Pokud však při vystavení dokladu není rozsah plnění znám, neuvádí se.

• Den vystavení daňového dokladu.

• Den uskutečnění plnění nebo den přijetí úplaty, pokud před uskutečněním plnění vznikla povinnost ke dni přijetí úplaty přiznat daň nebo přiznat plnění, pokud se liší ode dne vystavení daňového dokladu.

• Jednotkovou cenu bez daně a slevu, není-li obsažena v jednotkové ceně.

• Základ daně.

• Sazbu daně. Ta nemusí být uvedena, pokud se jedná o plnění osvobozené od daně nebo je-li osobou povinnou přiznat daň osoba, pro kterou je plnění uskutečněno.

• Výši daně, přičemž daň je uvedena v české měně. Ta nemusí být uvedena, pokud se jedná o plnění osvobozené od daně nebo je-li osobou povinnou přiznat daň osoba, pro kterou je plnění uskutečněno.

• Pokud je plnění osvobozeno od daně, daňový doklad musí obsahovat odkaz na příslušné ustanovení zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty; ustanovení předpisu Evropské unie nebo jiný údaj uvádějící, že plnění je od daně osvobozeno.

• Pokud je osoba, pro kterou je plnění uskutečněno, zmocněna k vystavení daňového dokladu, daňový doklad musí obsahovat "vystaveno zákazníkem".

• Pokud je osobou povinnou přiznat daň osoba, pro kterou je plnění uskutečněno, musí daňový doklad obsahovat "daň odvede zákazník".

Před započetím konverze daňového dokladu v listinné podobě na elektronickou formu je nezbytné zkontrolovat výše uvedené náležitosti. Pokud daňový doklad postrádá některou z výše uvedených náležitostí, není možné zrealizovat jeho konverzi na elektronickou formu.

Varianta A – účetní jednotka potvrzuje věcnou a formální správnost daňového dokladu přímo podpisem na daňový doklad v papírové podobě před provedením konverze daňového dokladu v listinné podobě na elektronickou formu.

Věcnou správnost daňového dokladu potvrzuje svým podpisem na příslušný daňový doklad včetně uvedení okamžiku podpisu: .................................. (jméno odpovědné osoby včetně její další identifikace dle potřeby účetní jednotky)

Formální správnost daňového dokladu potvrzuje svým podpisem na příslušný daňový doklad včetně uvedení okamžiku podpisu: .................................. (jméno odpovědné osoby včetně její další identifikace dle potřeby účetní jednotky)

Varianta B – účetní jednotka potvrzuje věcnou a formální správnost daňového dokladu elektronickým podpisem do evidence v datovém uložišti před provedením konverze daňového dokladu v listinné podobě na elektronickou formu.

Věcnou správnost daňového dokladu potvrzuje svým kvalifikovaným elektronickým podpisem / uznávaným elektronickým podpisem / zaručeným elektronickým podpisem. (vyberte správnou variantu) do souboru ......... (specifikujte) v datovém uložišti .................. (specifikujte): .................................. (jméno odpovědné osoby včetně její další identifikace dle potřeby účetní jednotky)

Formální správnost daňového dokladu potvrzuje svým kvalifikovaným elektronickým podpisem / uznávaným elektronickým podpisem / zaručeným elektronickým podpisem. (vyberte správnou variantu) do souboru ......... (specifikujte) v datovém uložišti .................. (specifikujte): .................................. (jméno odpovědné osoby včetně její další identifikace dle potřeby účetní jednotky)

4. Vymezení zjednodušeného daňového dokladu, jeho věcná a formální kontrola

Zjednodušený daňový doklad je upraven zákonem č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty. Může být vystaven pouze za předpokladu, že s touto podobou dokladu souhlasí i osoba, pro kterou se plnění uskutečňuje, zároveň musí obsahovat následující náležitosti:

• Daňové identifikační číslo osoby, která plnění uskutečňuje.

• Označení osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje.

• Evidenční číslo daňového dokladu.

• Rozsah a předmět plnění. Pokud však při vystavení dokladu není rozsah plnění znám, neuvádí se.

• Den vystavení daňového dokladu.

• Den uskutečnění plnění nebo den přijetí úplaty, pokud před uskutečněním plnění vznikla povinnost ke dni přijetí úplaty přiznat daň nebo přiznat plnění, pokud se liší ode dne vystavení daňového dokladu.

• Sazbu daně. Ta nemusí být uvedena, pokud se jedná o plnění osvobozené od daně nebo je-li osobou povinnou přiznat daň osoba, pro kterou je plnění uskutečněno.

• Pokud je plnění osvobozeno od daně, daňový doklad musí obsahovat odkaz na příslušné ustanovení zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty; ustanovení předpisu Evropské unie nebo jiný údaj uvádějící, že plnění je od daně osvobozeno.

• Pokud je osoba, pro kterou je plnění uskutečněno, zmocněna k vystavení daňového dokladu, daňový doklad musí obsahovat "vystaveno zákazníkem".

• Pokud je osobou povinnou přiznat daň osoba, pro kterou je plnění uskutečněno, musí daňový doklad obsahovat "daň odvede zákazník".

Pokud zjednodušený daňový doklad neobsahuje výši daně, musí obsahovat částku, kterou osoba, která plnění uskutečňuje, získala nebo má získat za uskutečňované plnění celkem.

Před započetím konverze zjednodušeného daňového dokladu v listinné podobě na elektronickou formu je nezbytné zkontrolovat výše uvedené náležitosti. Pokud zjednodušený daňový doklad postrádá některou z výše uvedených náležitostí, není možné zrealizovat jeho konverzi na elektronickou formu.

Varianta A – účetní jednotka potvrzuje věcnou a formální správnost zjednodušeného daňového dokladu přímo podpisem na zjednodušený daňový doklad v papírové podobě před provedením konverze souhrnného daňového dokladu v listinné podobě na elektronickou formu.

Věcnou správnost zjednodušeného daňového dokladu potvrzuje svým podpisem na příslušný zjednodušený daňový doklad včetně uvedení okamžiku podpisu: .................................. (jméno odpovědné osoby včetně její další identifikace dle potřeby účetní jednotky)

Formální správnost zjednodušeného daňového dokladu potvrzuje svým podpisem na příslušný zjednodušený daňový doklad včetně uvedení okamžiku podpisu: .................................. (jméno odpovědné osoby včetně její další identifikace dle potřeby účetní jednotky)

Varianta B – účetní jednotka potvrzuje věcnou a formální správnost zjednodušeného daňového dokladu elektronickým podpisem do evidence v datovém uložišti před provedením konverze souhrnného daňového dokladu v listinné podobě na elektronickou formu.

Věcnou správnost zjednodušeného daňového dokladu potvrzuje svým kvalifikovaným elektronickým podpisem / uznávaným elektronickým podpisem / zaručeným elektronickým podpisem. (vyberte správnou variantu) do souboru ......... (specifikujte) v datovém uložišti .................. (specifikujte): .................................. (jméno odpovědné osoby včetně její další identifikace dle potřeby účetní jednotky)

Formální správnost zjednodušeného daňového dokladu potvrzuje svým kvalifikovaným elektronickým podpisem / uznávaným elektronickým podpisem / zaručeným elektronickým podpisem. (vyberte správnou variantu) do souboru ......... (specifikujte) v datovém uložišti .................. (specifikujte): .................................. (jméno odpovědné osoby včetně její další identifikace dle potřeby účetní jednotky)

5. Vymezení souhrnného daňového dokladu, jeho věcná a formální kontrola

Souhrnným daňovým dokladem se rozumí doklad, který se vystavuje za více samostatných zdanitelných plnění, která plátce uskutečňuje pro stejnou osobu v rámci kalendářního měsíce, přičemž tento doklad může obsahovat i jednu nebo více úplat, ze kterých vznikla povinnost přiznat daň, přijatých v tomto kalendářním měsíci od této osoby nebo více úplat, ze kterých vznikla povinnost přiznat daň přijatých v rámci kalendářního měsíce, v němž došlo k uskutečnění tohoto plnění, pokud se toto plnění uskutečnilo a tyto úplaty se vztahují ke zdanitelnému plnění, které se poskytuje pro jednu osobu.

Souhrnný daňový doklad musí obsahovat pro každé samostatné zdanitelné plnění:

• Rozsah a předmět plnění.

• Den uskutečnění plnění.

• Jednotkovou cenu bez daně a slevu, není-li obsažena v jednotkové ceně.

• Základ daně.

• Sazbu daně.

• Výši daně.

Souhrnný daňový doklad musí obsahovat pro každou úplatu:

• Rozsah a předmět plnění (je uveden pouze za předpokladu, že je znám).

• Den přijetí úplaty.

• Základ daně.

• Sazbu daně

• Výši daně.

Před započetím konverze souhrnného daňového dokladu v listinné podobě na elektronickou formu je nezbytné zkontrolovat výše uvedené náležitosti. Pokud souhrnný daňový doklad postrádá některou z výše uvedených náležitostí, není možné zrealizovat jeho konverzi na elektronickou formu.

Varianta A – účetní jednotka potvrzuje věcnou a formální správnost souhrnného daňového dokladu přímo podpisem na souhrnný daňový doklad v papírové podobě před provedením konverze dokladu v listinné podobě na elektronickou formu

Věcnou správnost souhrnného daňového dokladu potvrzuje svým podpisem na příslušný souhrnný daňový doklad včetně uvedení okamžiku podpisu: .................................. (jméno odpovědné osoby včetně její další identifikace dle potřeby účetní jednotky)

Formální správnost souhrnného daňového dokladu potvrzuje svým podpisem na příslušný souhrnný daňový doklad včetně uvedení okamžiku podpisu: .................................. (jméno odpovědné osoby včetně její další identifikace dle potřeby účetní jednotky)

Varianta B – účetní jednotka potvrzuje věcnou a formální správnost souhrnného daňového dokladu elektronickým podpisem do evidence v datovém uložišti před provedením konverze dokladu v listinné podobě na elektronickou formu.

Věcnou správnost souhrnného daňového dokladu potvrzuje svým kvalifikovaným elektronickým podpisem / uznávaným elektronickým podpisem / zaručeným elektronickým podpisem. (vyberte správnou variantu) do souboru ......... (specifikujte) v datovém uložišti .................. (specifikujte): .................................. (jméno odpovědné osoby včetně její další identifikace dle potřeby účetní jednotky)

Formální správnost souhrnného dokladu potvrzuje svým kvalifikovaným elektronickým podpisem / uznávaným elektronickým podpisem / zaručeným…