Skartace účetních záznamů v elektronické podobě

Struktura vnitřního předpisu o skartaci účetních záznamů v elektronické podobě:

1. Předmět vnitřního předpisu

2. Základní vymezení účetních záznamů v elektronické podobě

3. Vymezení doby úschovy účetních záznamů v elektronické podobě

4. Návrh na skartaci účetních záznamů v elektronické podobě

5. Vymezení způsobu skartace účetních záznamů v elektronické podobě

1. Předmět vnitřního předpisu

Vnitřní předpis upravuje problematiku skartace účetních záznamů v elektronické podobě a vymezuje podmínky, za kterých je možné provést skartaci příslušných účetních záznamů v elektronické podobě.

2. Základní vymezení účetních záznamů v elektronické podobě

Účetními záznamy v elektronické podobě se rozumí zejména účetní doklady, daňové doklady, účetní knihy, operativní evidence, účtový rozvrh, inventurní soupisy, odpisové plány, účetní závěrka, výroční zpráva a další účetní podklady, jež jsou v technické formě, tedy mají datovou formu a zároveň jsou záznamem veškerých skutečností, které se týkají vedení účetnictví. Účetní záznam v technické formě je takový účetní záznam, jenž byl provedený elektronickým, optickým či jiným způsobem, který není považován za listinou formu účetního záznamu a zároveň je umožněno jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný.

Účetní záznam v technické formě musí být podepsán uznávaným elektronickým podpisem podle zvláštního právního předpisu, anebo obdobným průkazným účetním záznamem v technické formě, u něhož je zaručena průkaznost a jednoznačnost původu. Pokud účetní záznam vznikl uvnitř účetní jednotky, lze použít zaručený elektronický podpis.

Možná varianta – účetní jednotka zapsaná v obchodním rejstříku

Účetní jednotka přiřazuje vybraným účetním záznamům v elektronické podobě skartační znak v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby takto:

• A (archiv) – za předpokladu, že dokument je dokumentem trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení vybrán jako archiválie k trvalému uložení do archivu.

• V (výběr) – za předpokladu, že dokument bude ve skartačním řízení posouzen a následně rozdělen mezi dokumenty se skartačním znakem A nebo S.

• S (stoupa) – za předpokladu, že dokument je bez trvalé hodnoty, jež bude v rámci skartačního řízení navržen ke skartaci.

3. Vymezení doby úschovy účetních záznamů v elektronické podobě

Doba, po kterou uschovává účetní jednotka účetní záznamy v elektronické podobě, je stanovena v souladu s aktuálně platnou legislativou následujícím způsobem:

Varianta A: Účetní jednotka není plátcem DPH dle zákona č. 235/2004 Sb.

• Mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění po dobu 45 let následujících po roce, kterého se týkají.

• Účetní závěrky a výroční zprávy po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.

• Účetní doklady po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.

• Účetní knihy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.

• Odpisové plány po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.

• Inventurní soupisy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.

• Účtový rozvrh po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.

• Přehledy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.

• Účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.

Varianta B: Účetní jednotka je plátcem DPH dle zákona č. 235/2004 Sb.

• Mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění po dobu 45 let následujících po roce, kterého se týkají.

• Účetní závěrky a výroční zprávy po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.

• Daňové doklady po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.

• Účetní doklady po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.

• Účetní knihy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.

• Odpisové plány po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.

• Inventurní soupisy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.

• Účtový rozvrh po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.

• Přehledy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.

• Účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.

Za předpokladu, že je záruční lhůta nebo reklamační řízení delší než výše uvedené lhůty, uschovává účetní jednotka účetní záznamy po dobu, po kterou tato lhůta běží nebo toto řízení trvá.

Pokud se účetní záznam vztahuje k nezaplacené pohledávce či nesplněnému závazku ve lhůtě podle § 31 odst. 2, zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, uschovává účetní jednotka tento účetní záznam do konce prvního účetního období následujícího po účetním období, v němž došlo k zaplacení pohledávky nebo ke splnění závazku.

V případě, že účetní jednotka použije účetní záznamy i pro jiný účel, než je uvedeno v § 31 odst. 1 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, a to zejména pro účely trestního řízení, opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti, správního řízení, občanského soudního řízení, daňového řízení, výběru archiválií ve skartačním řízení nebo mimo něj, nebo pro účely sociálního zabezpečení, veřejného zdravotního pojištění anebo pro účely ochrany autorských práv, postupuje po uplynutí dob úschovy výše uvedených účetních záznamů dále tak, aby byly zajištěny požadavky vyplývající z jejich použití pro uvedené účely. Pokud účetní jednotka použije účetní záznamy k těmto účelům, platí všechna ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví týkajících se účetních záznamů obdobně.

Možná varianta – účetní jednotka zapsaná v obchodním rejstříku

Účetní jednotka si je vědoma…