Úschova účetních záznamů v elektronické podobě

Struktura vnitřního předpisu o úschově účetních záznamů v elektronické podobě:

1. Předmět vnitřního předpisu

2. Specifikace účetního záznamu v elektronické podobě

3. Vymezení doby úschovy účetních záznamů v elektronické podobě

4. Stanovení archivačních znaků u účetních záznamů

5. Způsob uschování účetních záznamů v elektronické podobě

1. Předmět vnitřního předpisu

Vnitřní předpis upravuje problematiku úschovy následujících účetních záznamů v elektronické podobě, a to konkrétně účetních záznamů v podobě:

• účetních knih,

• operativní evidence,

• účtového rozvrhu,

• inventurních soupisů,

• odpisových plánů,

• vnitřních směrnic,

• mzdových listů,

• přehledů,

• účetních závěrek,

• doplňte další účetní záznamy, které eviduje účetní jednotka

Možná varianta: Účetní jednotka vyhotovuje výroční zprávu v souladu se zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví

• výročních zpráv.

Zároveň stanovuje, jakým způsobem a na základě jakých technických prostředků uschovává účetní jednotka uvedené účetní záznamy.

Úschova účetních záznamů v elektronické podobě z pohledu účetních a daňových dokladů je řešena v samostatném vnitřním předpisu "Úschova účetních a daňových dokladů v elektronické podobě".

2. Specifikace účetního záznamu v elektronické podobě

Účetním záznamem v elektronické podobě se pro potřeby tohoto vnitřního předpisu rozumí účetní záznam v technické formě, který byl proveden elektronickým, optickým či jiným způsobem, který není považován za listinnou formu účetního záznamu a zároveň je umožněno jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný.

Účetní záznam v technické formě podpisuje účetní jednotka uznávaným elektronickým podpisem podle zvláštního právního předpisu. V případě, že účetní záznam vznikl uvnitř účetní jednotky, je použit uznávaný elektronický podpis / zaručený elektronický podpis. (vyberte správnou variantu)

3. Vymezení doby úschovy účetních záznamů v elektronické podobě

Doba, po kterou uschovává účetní jednotka účetní záznamy v elektronické podobě, je stanovena v souladu s aktuálně platnou legislativou následujícím způsobem:

• Mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění po dobu 45 let následujících po roce, kterého se týkají.

• Účetní závěrky a výroční zprávy po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.

• Účetní knihy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.

• Odpisové plány po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.

• Inventurní soupisy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.

• Účtový rozvrh po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.

• Přehledy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.

• Účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.

Možná varianta – účetní jednotka zapsaná v obchodním rejstříku

4. Stanovení archivačních znaků u účetních záznamů

Účetní jednotka si je vědoma povinnosti vyplývající ze zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů a navazujících právních předpisů. Na základě této skutečnosti přiřazuje účetním záznamům následující skartační znaky:

• A – označuje účetní záznamy trvalé hodnoty, navržené k uložení do archivu;

• S – označuje účetní záznamy, které mohou být po uplynutí skartační lhůty a po vydání skartačního povolení příslušným archivem zničeny;

• V – označuje účetní záznamy, které budou v rámci skartačního řízení posouzeny a následně rozděleny mezi účetní záznamy se skartačním znakem "A" nebo "S".

Veškerým účetním záznamům v podobě výročních zpráv; mimořádných inventarizací majetku při vzniku, dělení nebo likvidaci účetní jednotky a finančních dokumentů účetních závěrek přiřazuje účetní jednotka skartační znak A.

Skartační znak "S" přiřazuje účetní jednotka ostatním účetním záznamům upraveným tímto vnitřním předpisem.

Pokud účetní jednotka shledá, že příslušný účetní záznam bude žádoucí v budoucnu archivovat, nicméně v příslušném okamžiku stanovení archivačního znaku není plně rozhodnuta, přiřadí příslušnému účetnímu záznamu skartační znak "V".

Osoba odpovědná za stanovení archivačních znaků k účetním záznamům v elektronické podobě upraveným tímto vnitřním předpisem v elektronické podobě je: ........................ (uveďte odpovědnou osobu – jméno, příjmení, datum narození + další identifikační údaje, jež je zodpovědná za stanovení archivačních znaků k účetním záznamům v elektronické podobě).

Proces skartace účetních záznamů v elektronické podobě je dále upraven vnitřním předpisem "Skartace účetních záznamů v elektronické podobě".

5. Způsob uschování účetních záznamů v elektronické podobě

Účetní jednotka konstatuje, že se účetní záznamy upravené tímto vnitřním předpisem uschovávají v elektronické podobě prostřednictvím elektronických prostředků zaručujících nepřetržitý dálkový přístup k uschovaným datům. Zároveň uvádí, že bezodkladně zajistí přístup k těmto účetním záznamům správci daně a umožní mu je stahovat a používat.

Účetní jednotka požádala dne ........................ (uveďte den žádosti) o stanovisko k elektronické archivaci účetních záznamů finanční úřad ........................ (uveďte místně příslušný finanční úřad, u kterého jste požádali o stanovisko k elektronické archivaci účetních záznamů). Místně příslušný finanční úřad stanovil, že s elektronickou úschovou účetních záznamů ........................ (uveďte, zda jste obdrželi souhlas nebo vyjádření, jak má být uschování účetních záznamů realizováno v souladu s platnou legislativou)

Účetní…