Vystavení dokladů v elektronické podobě

Struktura vnitřního předpisu o vystavení dokladů v elektronické podobě:

1. Předmět vnitřního předpisu

2. Vystavení účetního dokladu v elektronické podobě

3. Vystavení daňového dokladu v elektronické podobě

4. Vystavení zjednodušeného daňového dokladu v elektronické podobě

5. Vystavení souhrnného daňového dokladu v elektronické podobě

6. Vystavení zvláštních daňových dokladů v elektronické podobě

1. Předmět vnitřního předpisu

Vnitřní předpis vymezuje problematiku vystavení účetních a daňových dokladů v elektronické podobě. Stanovuje náležitosti, které musí účetní či daňový doklad v elektronické podobě jednoznačně obsahovat a dále vymezuje postup, jakým dochází k vystavení účetního či daňového dokladu v elektronické podobě (včetně jeho možných variant).

2. Vystavení účetního dokladu v elektronické podobě

Účetní jednotka zachycuje veškeré účetní operace na základě účetního dokladu. Účetním dokladem se rozumí účetní záznam, který je průkazný.

Účetní doklad musí obsahovat následující náležitosti, aby účetní jednotka byla oprávněna na jeho základě zachytit příslušnou účetní transakci do účetních knih. Těmito náležitostmi jsou:

• Označení účetního dokladu.

• Obsah účetního případu s vymezením jednotlivých účastníků.

• Peněžní částka nebo informace o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství.

• Okamžik vyhotovení účetního dokladu.

• Okamžik uskutečnění účetního případu, pokud tento okamžik není shodný s okamžikem vyhotovení účetního dokladu.

• Podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování.

Varianta A – Účetní jednotka využívá pro vystavení účetních dokladů účetní software / ERP systém

Účetní jednotka vystavuje účetní doklad v elektronické podobě prostřednictvím účetního softwaru / ERP systému: ....................... (konkrétně specifikujte použitý účetní software či ERP systém)

Účetní doklady jsou vystaveny ve formátu ................ (konkrétně specifikujte formát, ve kterém jsou vystaveny účetní doklady)

Osoba odpovědná za vystavení účetního dokladu v elektronické podobě: ........................ (uveďte odpovědnou osobu – jméno, příjmení, datum narození + další identifikační údaje, jež je zodpovědná za vystavení účetních dokladů. Případně specifikujte všechny osoby, které mohou vystavovat účetní doklady. Pokud má více osob oprávnění vystavovat účetní doklady, u každé z uvedených osob zároveň jednoznačně specifikujte konkrétní typy dokladů, které je daná odpovědná osoba oprávněna vystavit).

Příjmový pokladní doklad v elektronické podobě je uschován ........................ (specifikujte datové uložiště, do kterého se ukládají příjmové pokladní doklady včetně použitých softwarových produktů sloužících k zálohování dat).

Účetní jednotka po vystavení příjmového pokladního dokladu ................ (uveďte, jakým způsobem účetní jednotka nakládá s příslušným dokladem v elektronické formě po jeho vystavení, aby mohlo dojít k jeho předání odpovědné osobě, příp. k zachycení účetní transakce v příslušném softwarovém produktu)

Výdajový pokladní doklad v elektronické podobě je uschován ........................ (specifikujte datové uložiště, do kterého se ukládají výdajové pokladní doklady včetně použitých softwarových produktů sloužících k zálohování dat).

Účetní jednotka po vystavení výdajového pokladního dokladu ................ (uveďte, jakým způsobem účetní jednotka nakládá s příslušným dokladem v elektronické formě po jeho vystavení, aby mohlo dojít k jeho předání odpovědné osobě, příp. k zachycení účetní transakce v příslušném softwarovém produktu)

Příjemka v elektronické podobě je uschována ........................ (specifikujte datové uložiště, do kterého se ukládají příjemky včetně použitých softwarových produktů sloužících k zálohování dat).

Účetní jednotka po vystavení příjemky ................ (uveďte, jakým způsobem účetní jednotka nakládá s příslušným dokladem v elektronické formě po jeho vystavení, aby mohlo dojít k jeho předání odpovědné osobě, příp. k zachycení účetní transakce v příslušném softwarovém produktu)

Výdejka v elektronické podobě je uschována ........................ (specifikujte datové uložiště, do kterého se ukládají výdejky včetně použitých softwarových produktů sloužících k zálohování dat).

Účetní jednotka po vystavení výdejky ................ (uveďte, jakým způsobem účetní jednotka nakládá s příslušným dokladem v elektronické formě po jeho vystavení, aby mohlo dojít k jeho předání odpovědné osobě, příp. k zachycení účetní transakce v příslušném softwarovém produktu)

.................... (Zvolte další typ účetního dokladu, který vystavuje vaše účetní jednotka) v elektronické podobě je uschováván ........................ (pro každý další jednotlivý druh účetního dokladu specifikujte datové uložiště, včetně použitých softwarových produktů sloužících k zálohování dat).

Účetní jednotka po vystavení ................ (uveďte konkrétní typ účetního dokladu a specifikujte, jakým způsobem účetní jednotka nakládá s příslušným dokladem v elektronické formě po jeho vystavení, aby mohlo dojít k jeho předání odpovědné osobě, příp. k zachycení účetní transakce v příslušném softwarovém produktu)

Účetní jednotka podepisuje veškeré účetní doklady kvalifikovaným elektronickým podpisem / uznávaným elektronickým podpisem / zaručeným elektronickým podpisem. (vyberte správnou variantu)

Varianta B – Účetní jednotka využívá pro vystavení účetních dokladů jiný typ softwaru např. MS Office, LibreOffice apod.

Účetní jednotka vystavuje účetní doklad v elektronické podobě prostřednictvím softwarového produktu: ....................... (konkrétně specifikujte použitý software)

Účetní doklady jsou vystaveny ve formátu ................ (konkrétně specifikujte formát, ve kterém jsou vystaveny účetní doklady – např. *.xls, *.doc, *.xml apod.)

Osoba odpovědná za vystavení účetního dokladu v elektronické podobě: ........................ (uveďte odpovědnou osobu – jméno, příjmení, datum narození + další identifikační údaje, jež je zodpovědná za vystavení účetních dokladů. Případně specifikujte všechny osoby, které mohou vystavovat účetní doklady. Pokud má více osob oprávnění vystavovat účetní doklady, u každé z uvedených osob zároveň jednoznačně specifikujte konkrétní typy dokladů, které je daná odpovědná osoba oprávněna vystavit).

Příjmový pokladní doklad v elektronické podobě je uschován ........................ (specifikujte datové uložiště, do kterého se ukládají příjmové pokladní doklady včetně použitých softwarových produktů pro zajištění zálohování vystavených účetních dokladů).

Účetní jednotka po vystavení příjmového pokladního dokladu ................ (uveďte, jakým způsobem účetní jednotka nakládá s příslušným dokladem v elektronické formě po jeho vystavení, aby mohlo dojít k jeho předání odpovědné osobě, příp. k zachycení účetní transakce v příslušném softwarovém produktu)

Výdajový pokladní doklad v elektronické podobě je uschován ........................ (specifikujte datové uložiště, do kterého se ukládají výdajové pokladní doklady včetně použitých softwarových produktů sloužících k zajištění zálohování vystavených účetních dokladů).

Účetní jednotka po vystavení výdajového pokladního dokladu ................ (uveďte, jakým způsobem účetní jednotka nakládá s příslušným dokladem v elektronické formě po jeho vystavení, aby mohlo dojít k jeho předání odpovědné osobě, příp. k zachycení účetní transakce v příslušném softwarovém produktu)

Příjemka v elektronické podobě je uschována ........................ (specifikujte datové uložiště, do kterého se ukládají příjemky včetně použitých softwarových produktů sloužících k zajištění zálohování vystavených účetních dokladů).

Účetní jednotka po vystavení příjemky ................ (uveďte, jakým způsobem účetní jednotka nakládá s příslušným dokladem v elektronické formě po jeho vystavení, aby mohlo dojít k jeho předání odpovědné osobě, příp. k zachycení účetní transakce v příslušném softwarovém produktu)

Výdejka v elektronické podobě je uschována ........................ (specifikujte datové uložiště, do kterého se ukládají výdejky včetně použitých softwarových produktů sloužící k zajištění zálohování vystavených účetních dokladů).

Účetní jednotka po vystavení výdejky ................ (uveďte, jakým způsobem účetní jednotka nakládá s příslušným dokladem v elektronické formě po jeho vystavení, aby mohlo dojít k jeho předání odpovědné osobě, příp. k zachycení účetní transakce v příslušném softwarovém produktu)

.................... (Zvolte další typ účetního dokladu, který vystavuje vaše účetní jednotka) v elektronické podobě je uschováván ........................ (pro každý další jednotlivý druh účetního dokladu specifikujte datové uložiště, včetně použitých softwarových produktů sloužících k zajištění zálohování vystavených účetních dokladů).

Účetní jednotka po vystavení ................ (uveďte konkrétní typ účetního dokladu a specifikujte, jakým způsobem účetní jednotka nakládá s příslušným dokladem v elektronické formě po jeho vystavení, aby mohlo dojít k jeho předání odpovědné osobě, příp. k zachycení účetní transakce v příslušném softwarovém produktu)

Účetní jednotka podepisuje veškeré účetní doklady kvalifikovaným elektronickým podpisem / uznávaným elektronickým podpisem / zaručeným elektronickým podpisem. (vyberte správnou variantu)

Možná varianta: Účetní jednotka je plátcem DPH dle zákona č. 235/2004 Sb.

3. Vystavení daňového dokladu v elektronické podobě

Daňovým dokladem v elektronické podobě se rozumí písemnost v elektronické podobě, která splňuje veškeré podmínky zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty. Daňový doklad v elektronické podobě může být vystaven pouze za předpokladu, že s touto podobou dokladu souhlasí i osoba, pro kterou se plnění uskutečňuje. Z tohoto důvodu si účetní jednotka předem vyžádá písemný souhlas se svým obchodním partnerem.

Daňový doklad v elektronické podobě musí obsahovat:

• Označení osoby, která plnění uskutečňuje.

• Daňové identifikační číslo osoby, která plnění uskutečňuje.

• Označení osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje.

• Daňové identifikační číslo osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje. Pokud není osobě, pro kterou se plnění uskutečňuje přiděleno daňové identifikační číslo, tento údaj se na daňovém dokladu neuvádí.

• Evidenční číslo daňového dokladu.

• Rozsah a předmět plnění. Pokud však při vystavení dokladu není rozsah plnění znám, neuvádí se.

• Den vystavení daňového dokladu.

• Den uskutečnění plnění nebo den přijetí úplaty, pokud před uskutečněním plnění vznikla povinnost ke dni přijetí úplaty přiznat daň nebo přiznat plnění, pokud se liší ode dne vystavení daňového dokladu.

• Jednotkovou cenu bez daně a slevu, není-li obsažena v jednotkové ceně.

• Základ daně.

• Sazbu daně. Ta nemusí být uvedena, pokud se jedná o plnění osvobozené od daně nebo je-li osobou povinnou přiznat daň osoba, pro kterou je plnění uskutečněno.

• Výši daně, přičemž daň je uvedena v české měně. Ta nemusí být uvedena, pokud se jedná o plnění osvobozené od daně nebo je-li osobou povinnou přiznat daň osoba, pro kterou je plnění uskutečněno.

• Pokud je plnění osvobozeno od daně, daňový doklad musí obsahovat odkaz na příslušné ustanovení zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty; ustanovení předpisu Evropské unie nebo jiný údaj uvádějící, že plnění je od daně osvobozeno.

• Pokud je osoba, pro kterou je plnění uskutečněno, zmocněna k vystavení daňového dokladu, daňový doklad musí obsahovat "vystaveno zákazníkem".

• Pokud je osobou povinnou přiznat daň osoba, pro kterou je plnění uskutečněno, musí daňový doklad obsahovat "daň odvede zákazník".

Varianta A – Účetní jednotka využívá pro vystavení daňových dokladů účetní software / ERP systém

Účetní jednotka vystavuje daňový doklad v elektronické podobě prostřednictvím účetního softwaru / ERP systému: ....................... (konkrétně specifikujte použitý účetní software či ERP systém)

Daňové doklady jsou vystaveny ve formátu ................ (konkrétně specifikujte formát, ve kterém jsou vystaveny daňové doklady)

Osoba odpovědná za vystavení daňového dokladu v elektronické podobě: ........................ (uveďte odpovědnou osobu – jméno, příjmení, datum narození + další identifikační údaje, jež je zodpovědná za vystavení daňových dokladů. Případně specifikujte všechny osoby, které mohou vystavovat daňové doklady. Pokud má více osob oprávnění vystavovat daňové doklady, u každé z uvedených osob zároveň jednoznačně specifikujte konkrétní typy dokladů, které je daná odpovědná osoba oprávněna vystavit).

Vystavená faktura v elektronické podobě je uschována ........................ (specifikujte datové uložiště, do kterého se ukládají vystavené faktury včetně použitých softwarových produktů sloužících k zálohování dat).

Účetní jednotka po vystavení vystavené faktury ................ (uveďte, jakým způsobem účetní jednotka nakládá s příslušným dokladem v elektronické formě po jeho vystavení, aby mohlo dojít k jeho předání odpovědné osobě, příp. k zachycení účetní transakce v příslušném softwarovém produktu)

.................... (Zvolte další typ daňového dokladu, který vystavuje vaše účetní jednotka) v elektronické podobě je uschováván ........................ (pro každý další jednotlivý druh účetního dokladu specifikujte datové uložiště, včetně použitých softwarových produktů sloužících k zálohování dat).

Účetní jednotka po vystavení ................ (uveďte název příslušného daňového dokladu a specifikujte, jakým způsobem účetní jednotka nakládá s příslušným dokladem v elektronické formě po jeho vystavení, aby mohlo dojít k jeho předání odpovědné osobě, příp. k zachycení účetní transakce v příslušném softwarovém produktu)

Účetní jednotka podepisuje veškeré daňové doklady kvalifikovaným elektronickým podpisem / uznávaným elektronickým podpisem. (vyberte správnou variantu)

Varianta B – Účetní jednotka využívá pro vystavení daňových dokladů jiný typ softwaru např. MS Office, LibreOffice apod.

Účetní jednotka vystavuje daňový doklad v elektronické podobě prostřednictvím softwarového produktu: ....................... (konkrétně specifikujte použitý software)

Daňové doklady jsou vystaveny ve formátu ................ (konkrétně specifikujte formát, ve kterém jsou vystaveny daňové doklady – např. *.xls, *.doc, *.xml apod.)

Osoba odpovědná za vystavení daňového dokladu v elektronické podobě: ........................ (uveďte odpovědnou osobu – jméno, příjmení, datum narození + další identifikační údaje, jež je zodpovědná za vystavení daňových dokladů. Případně specifikujte všechny osoby, které mohou vystavovat daňové doklady. Pokud má více osob oprávnění vystavovat daňové doklady, u každé z uvedených osob zároveň jednoznačně specifikujte konkrétní typy dokladů, které je daná odpovědná osoba oprávněna vystavit).

Vystavená faktura v elektronické podobě je uschována ........................ (specifikujte datové uložiště, do kterého se ukládají vystavené faktury včetně použitých softwarových produktů sloužících k zálohování dat).

Účetní jednotka po vystavení vystavené faktury ................ (uveďte, jakým způsobem účetní jednotka nakládá s příslušným dokladem v elektronické formě po jeho vystavení, aby mohlo dojít k jeho předání odpovědné osobě, příp. k zachycení účetní transakce v příslušném softwarovém produktu)

.................... (Zvolte další typ daňového dokladu, který vystavuje vaše účetní jednotka) v elektronické podobě je uschováván ........................ (pro každý další jednotlivý druh účetního dokladu specifikujte datové uložiště, včetně použitých softwarových produktů sloužících k zálohování dat).

Účetní jednotka po vystavení ................ (uveďte název příslušného daňového dokladu a specifikujte, jakým způsobem účetní jednotka nakládá s příslušným dokladem v elektronické formě po jeho vystavení, aby mohlo dojít k jeho předání odpovědné osobě, příp. k zachycení účetní transakce v příslušném softwarovém produktu)

Účetní jednotka podepisuje veškeré vystavené daňové doklady kvalifikovaným elektronickým podpisem / uznávaným elektronickým podpisem. (vyberte správnou variantu)

Možná varianta: Účetní jednotka je plátcem DPH dle zákona č. 235/2004 Sb.

4. Vystavení zjednodušeného daňového dokladu v elektronické podobě

Zjednodušeným daňovým dokladem v elektronické podobě se rozumí písemnost v elektronické podobě, která splňuje veškeré podmínky zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty. Zjednodušený daňový doklad v elektronické podobě je vystaven a obdržen elektronicky, přičemž může být vystaven pouze za předpokladu, že s touto podobou dokladu souhlasí i osoba, pro kterou se plnění uskutečňuje.

Zjednodušený daňový doklad v elektronické podobě musí obsahovat:

• Daňové identifikační číslo osoby, která plnění uskutečňuje.

• Označení osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje.

• Evidenční číslo daňového dokladu.

• Rozsah a předmět plnění. Pokud však při vystavení dokladu není rozsah plnění znám, neuvádí se.

• Den vystavení daňového dokladu.

• Den uskutečnění plnění nebo den přijetí úplaty, pokud před uskutečněním plnění vznikla povinnost ke dni přijetí úplaty přiznat daň nebo přiznat plnění, pokud se liší ode dne vystavení daňového dokladu.

• Sazbu daně. Ta nemusí být uvedena, pokud se jedná o plnění osvobozené od daně nebo je-li osobou povinnou přiznat daň osoba, pro kterou je plnění uskutečněno.

• Pokud je plnění osvobozeno od daně, daňový doklad musí obsahovat odkaz na příslušné ustanovení zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty; ustanovení předpisu Evropské unie nebo jiný údaj uvádějící, že plnění je od daně osvobozeno.

• Pokud je osoba, pro kterou je plnění uskutečněno, zmocněna k vystavení daňového dokladu, daňový doklad musí obsahovat "vystaveno zákazníkem".

• Pokud je osobou povinnou přiznat daň osoba, pro kterou je plnění uskutečněno, musí daňový doklad obsahovat "daň odvede zákazník".

Pokud zjednodušený daňový doklad v elektronické podobě neobsahuje výši daně, musí obsahovat částku, kterou osoba, která plnění uskutečňuje, získala nebo má získat za uskutečňované plnění celkem.

Varianta A – Účetní jednotka využívá…