ESG reporting - Sociální oblast

Struktura vnitřního předpisu ESG reporting – Sociální oblast:

1. Předmět vnitřního předpisu

2. Evropský standard pro udržitelné vykazování ESRS S1 – Vlastní pracovní síla

3. Evropský standard pro udržitelné vykazování ESRS S2 – Pracovníci v hodnotovém řetězci

4. Evropský standard pro udržitelné vykazování ESRS S3 – Dotčené komunity

5. Evropský standard pro udržitelné vykazování ESRS S4 – Spotřebitelé a koncoví uživatelé

6. Způsob uschování veškerých dat a informací v elektronické podobě v oblasti ESRS S1 – ESRS S4

1. Předmět vnitřního předpisu

Tato vnitřní účetní směrnice stanovuje zásady a postupy pro sestavování ESG reportingu v souladu s požadavky Evropských standardů pro udržitelné reportování (ESRS), konkrétně v oblasti sociálních faktorů (ESRS S1 – ESRS S4). Cílem směrnice je zajistit transparentní, přesné a konzistentní vykazování informací týkajících se vlivu organizace na zaměstnance, pracovní podmínky, dodavatelské vztahy a vliv na dotčené komunity. Určuje odpovědnost jednotlivých pracovníků připravujících podklady tak, aby veškeré reportované informace bylo možné zcela a úplně vykázat a ověřit v souladu s aktuálně platnou legislativou

Tento vnitřní předpis stanovuje pro:

• každou zodpovědnou osobu, jež je níže uvedena, povinnost pravidelně (měsíčně/čtvrtletně) aktualizovat veškerá relevantní data a zajistit jejich aktuálnost a přesnost.

• Účetní jednotce realizovat pro vlastní potřeby interní audit reportovaných ESG dat (čtvrtletně / pololetně / ročně).

Výstupy ESG reportingu, které jsou založeny na základě tohoto interního předpisu, jsou schvalovány statutárním orgánem účetní jednotky, podléhají externímu auditu a následně jsou publikovány v souladu s aktuálně platnou legislativou.

Tato směrnice současně navazuje na vnitřní interní předpisy:

2. Evropský standard pro udržitelné vykazování ESRS S1 – Vlastní pracovní síla

Standard ESRS S1 – Vlastní pracovní síla se zaměřuje na stanovení pravidel, odpovědnosti a procesů pro zpracování ESG reportingu v účetní jednotce. Jeho cílem je zajistit, aby účetní jednotka řádně shromažďovala, analyzovala a zveřejňovala informace týkající se vlastních zaměstnanců, jejich pracovních podmínek, rovného zacházení a dalších aspektů souvisejících se sociální problematikou. Směrnice definuje odpovědnost jednotlivých pracovníků, specifikuje zdroje dat a popisuje způsob jejich ukládání a zpracování.

Pro vykazování požadovaných informací o zaměstnancích účetní jednotky v rámci standardu ESRS S1 účetní jednotka sbírá data z ................... (uveďte zdroj dat, ze kterého čerpáte informace, které jsou nezbytné pro sběr dat z pohledu standardu ESRS S1)

Pro vykazování požadovaných informací o pracovních podmínkách zaměstnanců účetní jednotky v rámci standardu ESRS S1 účetní jednotka sbírá data z ................... (uveďte zdroj dat, ze kterého čerpáte informace, které jsou nezbytné pro sběr dat z pohledu standardu ESRS S1)

Pro vykazování požadovaných informací o zajištění rovných podmínek zaměstnanců účetní jednotky v rámci standardu ESRS S1 účetní jednotka sbírá data z ................... (uveďte zdroj dat, ze kterého čerpáte informace, které jsou nezbytné pro sběr dat z pohledu standardu ESRS S1)

Pro vykazování požadovaných informací o ................... (zadejte další relevantní oblasti, které sledujete v rámci ESRS S1 z pohledu zaměstnanců účetní jednotky) v rámci standardu ESRS S1 účetní jednotka sbírá data z ................... (uveďte zdroj dat, ze kterého čerpáte informace, které jsou nezbytné pro sběr dat z pohledu standardu ESRS S1)

(Podkladem může být například používaný ERP systém, informační systém, účetní software, HR systém, systém pro řízení BOZP, informace o pracovních úrazech, informaci o odborném rozvoji zaměstnanců příslušné účetní jednotky, vnitřní směrnice upravující oblast zaměstnaneckých benefitů, data o fluktuaci zaměstnanců, informace o nemocnosti a preventivních opatřeních apod.).

Za přípravu veškerých podkladů a zpracování dat odpovídá: ................... (uveďte odpovědnou osobu či osoby, jejichž úkolem je připravit, analyzovat a následně vyhodnotit a reportovat veškerá data v souladu s ESRS S1).

Účetní jednotka sleduje v rámci standardu ESRS S1 počet zaměstnanců dle pracovního zařazení; pohlaví zaměstnanců; informace o diverzitě a inkluzi na pracovišti, data o vzdělávání zaměstnanců a jejich profesním rozvoji; informace o zaměstnaneckých benefitech; informace zajištění transparentního přístupu v oblasti řízení mezd a benefitů; informace o pracovních podmínkách na pracovišti včetně BOZP; informace o pracovních úrazech; (další relevantní oblasti, které dále sledujete z pohledu zajištění dat pro reporting v souladu se standardem ESRS S1).

3. Evropský standard pro udržitelné vykazování ESRS S2 – Pracovníci v hodnotovém řetězci

Standard ESRS S2 stanovuje pravidla, odpovědnosti a procesy pro zpracování ESG reportingu v účetní jednotce. Zaměřuje se na sběr a vyhodnocování informací o pracovní síle v celém jejím dodavatelském řetězci. Cílem směrnice je zajistit transparentnost, identifikovat potenciální sociální rizika a sledovat dopady činnosti účetní jednotky na zaměstnance dodavatelů, subdodavatelů a dalších partnerů v hodnotovém řetězci.

Pro vykazování požadovaných informací o zaměstnancích v hodnotovém řetězci v rámci standardu ESRS S2 účetní jednotka sbírá data z ................... (uveďte zdroj dat, ze kterého čerpáte informace, které jsou nezbytné pro sběr dat z pohledu standardu ESRS S2)

Pro vykazování požadovaných informací o pracovních podmínkách zaměstnanců v hodnotovém řetězci v rámci standardu ESRS S2 účetní jednotka sbírá data z ................... (uveďte zdroj dat, ze kterého čerpáte informace, které jsou nezbytné pro sběr dat z pohledu standardu ESRS S2)

Pro vykazování požadovaných informací o zajištění rovných podmínek zaměstnanců v hodnotovém řetězci v rámci standardu ESRS S2 účetní jednotka sbírá data z ................... (uveďte zdroj dat, ze kterého čerpáte informace, které jsou nezbytné pro sběr dat z pohledu standardu ESRS S2)

Pro vykazování požadovaných informací o ................... (zadejte další relevantní oblasti, které sledujete v rámci ESRS S2 z pohledu zaměstnanců v hodnotovém řetězci) v rámci standardu ESRS S2 účetní jednotka sbírá data z ................... (uveďte zdroj dat, ze kterého čerpáte informace, které jsou nezbytné pro sběr dat z pohledu standardu ESRS S2)

(Podkladem může být například smluvní dokumentace s dodavateli účetní jednotky v oblasti zajištění pracovních standardů; předem připravené dotazníky pro dodavatele příslušné účetní jednotky; externí databáze potenciálně rizikových obchodních partnerů (dodavatelů); podklady z protokolů v rámci inspekčního šetření, které realizovali zaměstnanci účetní jednotky u dodavatelů; podklady z protokolů v rámci inspekčního šetření, které bylo zrealizováno prostřednictvím outsourcingového zajištění této služby u dodavatelů; apod.).

Za přípravu veškerých podkladů a zpracování dat odpovídá: ................... (uveďte odpovědnou osobu či osoby, jejichž úkolem je připravit, analyzovat a následně vyhodnotit a reportovat veškerá data v souladu s ESRS S2).

Účetní jednotka sleduje v rámci standardu ESRS S2 počet zaměstnanců v hodnotovém řetězci dle pracovního zařazení; pohlaví zaměstnanců v hodnotovém řetězci; informace o diverzitě a inkluzi na pracovišti dodavatelů v hodnotovém řetězci, data o vzdělávání zaměstnanců v hodnotovém řetězci a jejich profesním rozvoji; informace o zaměstnaneckých benefitech v hodnotovém řetězci; informace zajištění transparentního přístupu v oblasti řízení mezd a benefitů u dodavatelů v hodnotovém řetězci; informace o pracovních podmínkách na pracovišti včetně BOZP u dodavatelů v hodnotovém řetězci; informace o pracovních úrazech u dodavatelů v hodnotovém řetězci; informace o podílu dodavatelů se zavedenými politikami sociální odpovědnosti; míru realizovaných dodavatelských auditů; informace o počtu identifikovaných porušení pracovních práv zaměstnanců v hodnotovém řetězci; informace o zjištěných případech dětské či nucené práce v rámci hodnotového řetězce; (další relevantní oblasti, které dále sledujete z pohledu zajištění dat pro reporting v souladu se standardem ESRS S2).

4. Evropský standard pro udržitelné vykazování ESRS S3 – Dotčené komunity

Standard ESRS S3 stanovuje pravidla, odpovědnosti a procesy pro zpracování ESG reportingu v účetní jednotce. Zaměřuje se na identifikaci, sledování a hodnocení dopadů činnosti účetní jednotky na komunity, které jsou její činností ovlivněny. Cílem směrnice je zajistit transparentní a odpovědný přístup k lokálním komunitám, minimalizovat negativní sociální dopady a podpořit udržitelný rozvoj těchto komunit.

Pro vykazování požadovaných informací o dotčených komunitách v rámci standardu ESRS S3 účetní jednotka sbírá data z ................... (uveďte zdroj dat, ze kterého čerpáte informace, které jsou nezbytné pro sběr dat z pohledu standardu ESRS S3)

Pro vykazování požadovaných informací o identifikaci, sledování a hodnocení dopadu činnosti účetní jednotky na dotčené komunity v rámci standardu ESRS S3 účetní jednotka sbírá data z ................... (uveďte zdroj dat, ze kterého čerpáte informace, které jsou nezbytné pro sběr dat z pohledu standardu ESRS S3)

Pro zajištění vykazování požadovaných informací v rámci standardu ESRS S3 účetní jednotka realizuje komunitní průzkumy. Data z komunitních průzkumů sbírá z ................... (uveďte zdroj dat, ze kterého čerpáte informace, které jsou nezbytné pro sběr dat z pohledu standardu ESRS S3)

Pro zajištění vykazování požadovaných informací v rámci standardu ESRS S3 účetní jednotka sleduje záznamy o CSR aktivitách účetní jednotky. Data z CSR aktivit sbírá z ................... (uveďte zdroj dat, ze kterého čerpáte informace, které jsou nezbytné pro sběr dat z pohledu standardu ESRS S3)

Pro zajištění vykazování požadovaných informací v rámci standardu ESRS S3 účetní jednotka sestavuje zprávy a analýzy zaměřené na vliv účetní jednotky na místní ekonomiku a sociální prostředí. Data ze zpráv a analýz zaměřených na vliv účetní jednotky na místní ekonomiku a sociální prostředí sbírá z ................... (uveďte zdroj dat, ze kterého čerpáte informace, které jsou nezbytné pro sběr dat z pohledu standardu ESRS S3)

Pro zajištění vykazování požadovaných informací v rámci standardu ESRS S3 účetní jednotka řeší veškeré podněty a stížnosti dotčených komunit. Data, podněty a stížnosti dotčených komunit sbírá z ................... (uveďte zdroj dat, ze kterého čerpáte informace, které jsou nezbytné pro sběr dat z pohledu standardu ESRS S3)

Pro vykazování požadovaných informací o ................... (zadejte další relevantní oblasti, které sledujete v rámci ESRS S3 z pohledu zaměstnanců v hodnotovém řetězci) v rámci standardu ESRS S3 účetní jednotka sbírá data z ................... (uveďte zdroj dat, ze kterého čerpáte informace, které jsou nezbytné pro sběr dat z pohledu standardu ESRS S3)

(Podkladem mohou být například realizované projekty v oblasti dotčených komunit; míra komunitní angažovanosti (dobrovolnictví); hodnocení reputace v dotčených komunitách, podíl místních dodavatelů z lokálních komunit; dopady na zaměstnanost v dotčené komunitě; realizované veřejné konzultace a diskuzní fóra s dotčenými komunitami; informace o přijatých a vyřešených komunitních podnětech včetně informací o zajištění zpětné vazby s cílem vyřešit veškeré relevantní podněty apod.).

Za přípravu veškerých podkladů a zpracování dat odpovídá: ................... (uveďte odpovědnou osobu či osoby, jejichž úkolem je připravit, analyzovat a následně vyhodnotit a reportovat veškerá data…