Struktura vnitřního předpisu o používání datové schránky:
1. Předmět vnitřního předpisu
2. Základní informace o datové schránce
3. Přístup do datové schránky
4. Práce s datovou schránkou
5. Archivace přijatých a odeslaných zpráv
6. Zneplatnění přístupových údajů
7. Zrušení datové schránky
1. Předmět vnitřního předpisu
Vnitřní předpis upravuje problematiku používání datové schránky, vymezuje způsob přístupu do datové schránky a práci s datovou schránkou, specifikuje archivaci přijatých a odeslaných zpráv prostřednictvím datové schránky. Dále specifikuje způsob, jakým se zneplatní přístupové údaje v případě, že došlo ke ztrátě či zcizení přístupových údajů do datové schránky a stanovuje způsob zrušení datové schránky v souladu s platnou legislativou.
2. Základní informace o datové schránce
Datová schránka je elektronické uložiště, které slouží k doručování orgány veřejné moci, dále k provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci a dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob. Jedná se o státem garantovaný komunikační nástroj. Datová schránka je zřízena a spravována Ministerstvem vnitra.
Účetní jednotce byla dne XX. XX. 20XX zřízena datová schránka s následujícími parametry:
Varianta A: Účetní jednotka je podnikající fyzická osoba
-
Identifikátor datové schránky: doplňte ID datové schránky
-
Typ datové schránky: Podnikající fyzická osoba
-
Příjem poštovních zpráv: ANO / NE (vyberte správnou variantu)
-
Archivace zpráv prostřednictvím datového trezoru: ANO / NE (vyberte správnou variantu)
-
Oprávnění: číst přijaté zprávy, číst přijaté zprávy do vlastních rukou, posílat zprávy a číst odeslané, zobrazovat seznamy, historii a doručenky, vyhledávat schránky, mazat schránky v trezoru, měnit nastavení
-
Notifikace o přijetí datové schránky: NE / ANO (SMS, e-mailová zpráva)
Varianta B: Účetní jednotka je právnická osoba
-
Identifikátor datové schránky: doplňte ID datové schránky
-
Typ datové schránky: Právnická osoba
-
Příjem poštovních zpráv: ANO / NE (vyberte správnou variantu)
-
Archivace zpráv prostřednictvím datového trezoru: ANO / NE (vyberte správnou variantu)
-
Oprávnění: číst přijaté zprávy, číst přijaté zprávy do vlastních rukou, posílat zprávy a číst odeslané, zobrazovat seznamy, historii a doručenky, vyhledávat schránky, mazat schránky v trezoru, měnit nastavení
-
Notifikace o přijetí datové schránky: NE / ANO (SMS, e-mailová zpráva)
3. Přístup do datové schránky
3.1 Osoby oprávněné k přístupu do datové schránky
Varianta A: Účetní jednotka je podnikající fyzická osoba
K přístupu do datové schránky podnikající fyzické osoby je oprávněna podnikající fyzická osoba: (jméno, příjmení, datum narození, adresa)
K přístupu do datové schránky podnikající fyzické osoby je dále oprávněna pověřená osoba: (jméno, příjmení, datum narození, adresa)
Pověřená osoba má/nemá oprávnění k přístupu k dokumentům určeným do vlastních rukou adresáta. Pověřená osoba je/není oprávněna činit úkony v roli administrátora v souladu s § 8 odst. 7 zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů.
Oprávněná osoba se tímto zavazuje využívat datovou schránku způsobem, který neohrožuje bezpečnost informačního systému datových schránek. Zároveň se zavazuje, že neprodleně uvědomí Ministerstvo vnitra o tom, že hrozí nebezpečí zneužití datové schránky. Dále se zavazuje o této skutečnosti uvědomit i podnikající fyzickou osobu.
Varianta B: Účetní jednotka je právnická osoba
K přístupu do datové schránky právnické osoby je oprávněn statutární orgán právnické osoby / vedoucí organizační složky podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku: (jméno, příjmení, datum narození, adresa)
K přístupu do datové schránky právnické osoby je dále oprávněna pověřená osoba: (jméno, příjmení, datum narození, adresa)
Pověřená osoba má/nemá oprávnění k přístupu k dokumentům určeným do vlastních rukou adresáta. Pověřená osoba je/není oprávněna činit úkony v roli administrátora v souladu s § 8 odst. 7 zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů.
Oprávněná osoba se tímto zavazuje využívat datovou schránku způsobem, který neohrožuje bezpečnost informačního systému datových schránek. Zároveň se zavazuje, že neprodleně uvědomí Ministerstvo vnitra o tom, že hrozí nebezpečí zneužití datové schránky. Dále se zavazuje o této skutečnosti uvědomit též statutární orgán právnické osoby / vedoucí organizační složky podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku.
3.2 Přihlášení do datové schránky
Přihlášení do datové schránky probíhá nejméně 1x denně / či ve zde vymezených termínech osobou, která je oprávněná pro přístup do datové schránky (dále jen "přihlášená osoba"). Do datové schránky se přihlášená osoba přihlašuje prostřednictvím přístupových údajů. Přístupové údaje jsou bezpečně uloženy: (napište, kde máte uloženy přístupové údaje v papírové či elektronické podobě)
Možná varianta:
Přihlášení do datové schránky probíhá přihlášením jménem a heslem.
Možná varianta:
Přihlášení do datové schránky probíhá přihlášením mobilním klíčem prostřednictvím zařízení: (vypište přesnou identifikaci mobilního zařízení – zpravidla se jedná o mobilní telefon či tablet).
Možná varianta:
Přihlášení do datové schránky probíhá prostřednictvím přihlášení do eIDENTITA.CZ.
Možná varianta:
Přihlášení do datové schránky probíhá prostřednictvím zaregistrovaného přihlašovacího certifikátu v Informačním systému datových schránek (ISDS).
Možná varianta: (pro účetní jednotku, která je fyzickou osobou)
Přihlášení do datové schránky probíhá prostřednictvím Identity občana na základě: zvolte způsob přihlášení (např. Bank ID - bankovní identita, eObčanka apod).
Možná varianta:
Přihlášení do datové schránky probíhá prostřednictvím: zvolte výše neuvedený způsob přihlášení.
4. Práce s datovou schránkou
Bezprostředně po přihlášení je povinností přihlášené osoby zkontrolovat Přijaté zprávy. V případě, že účetní jednotka obdržela přijatou zprávu / zprávy, musí zajistit její / jejich předání odpovědné osobě či osobám v rámci účetní jednotky.
Následně přihlášená osoba pracuje s datovou schránkou v rozsahu svého oprávnění.
Možná varianta: Účetní jednotka využívá datovou schránku pouze pro komunikaci s orgány veřejné moci
V rámci komunikace s orgány veřejné moci využívá přihlášená osoba pro zaslání datové zprávy identifikátor datové schránky získaný ze Seznamu držitelů datových schránek.
Možná varianta: Účetní jednotka využívá datovou schránku pro komunikaci s orgány veřejné moci a s dalšími subjekty
V rámci komunikace s orgány veřejné moci (či dalšími fyzickými a právnickými osobami) využívá přihlášená osoba pro zaslání datové zprávy identifikátor datové schránky získaný ze Seznamu držitelů datových schránek.
Datovou zprávou se rozumí dokumenty orgánů veřejné moci, které jsou doručované prostřednictvím datové schránky; dále úkony prováděné vůči orgánům veřejné moci prostřednictvím datové schránky a dokumenty fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob, které jsou dodávané prostřednictvím datové schránky.
Během veškerých aktivit přihlášená osoba dodržuje veškeré bezpečnostní zásady a pokyny, tak aby došlo k zamezení případného zneužití dat neoprávněnou osobou.
Po skončení práce s datovou schránkou musí přihlášená osoba zajistit bezpečné odhlášení z informačního systému datových schránek.
5. Archivace přijatých zpráv a odeslaných zpráv
Možná varianta:
Odeslané a přijaté datové zprávy jsou v datové schránce uchovány po dobu 90 dnů ode dne doručení přihlášením. Následně jsou tyto zprávy automaticky odstraněny z datové schránky. Účetní jednotka tyto datové zprávy bezpečně archivuje: (uveďte způsob a přesné označení zařízení, prostřednictvím kterého archivujete přijaté či odeslané datové zprávy – např. cloudová řešení, datová uložiště, externí pevný disk apod.).
Možná varianta:
Odeslané a přijaté datové zprávy jsou v datové…
