1. Předmět vnitřního předpisu
Vnitřní předpis upravuje problematiku přechodu na digitálně vedené účetnictví. Jeho cílem je stanovit závazný harmonogram, na jehož základě se transformace uskuteční. Současně specifikuje základní hardwarové a softwarové vybavení, které bude použito pro realizaci celého procesu. V rámci směrnice jsou dále vymezeny základní bezpečností opatření, která musí účetní jednotka předem nastavit tak, aby bylo minimalizováno riziko ztráty digitálních dat či jejich zneužití třetí osobou.
2. Harmonogram transformace na digitálně vedené účetnictví
Účetní jednotka stanovila závazný termín zahájení vedení účetnictví v digitální podobě k prvnímu dni účetního období ............. (Doplňte datum, od kterého bude účetnictví vedeno výhradně v digitální podobě. V ideálním případě je vhodné stanovit přechod k prvnímu dni nového účetního období).
Varianta A: Účetní jednotka realizuje transformaci účetnictví na digitální podobu vlastní činností
Transformace na digitální účetnictví bude zajištěna interně prostřednictvím zaměstnanců účetní jednotky:
......................................... (jméno, příjmení, pozice) zodpovídá za realizaci pořízení a následné zprovoznění hardwarového vybavení uvedeného v bodě 3 této směrnice. ........................... (Současně vymezte okruh dalších kompetencí, kterými uvedená osoba disponuje)
......................................... (jméno, příjmení, pozice) zodpovídá za realizaci pořízení a následné zprovoznění softwarového vybavení uvedeného v bodě 4 této směrnice. ........................... (Současně vymezte okruh dalších kompetencí, kterými uvedená osoba disponuje)
......................................... (jméno, příjmení, pozice) zodpovídá za kontrolu dodržení stanovených bezpečnostních opatření uvedených v bodě 5 této směrnice. ........................... (Současně vymezte okruh dalších kompetencí, kterými uvedená osoba disponuje)
......................................... (jméno, příjmení, pozice) zodpovídá za realizaci školení stanovených uvedených v bodě 6 této směrnice. ........................... (Současně vymezte okruh dalších kompetencí, kterými disponuje uvedená osoba)
......................................... (jméno, příjmení, pozice) zodpovídá za oznámení o vedení účetnictví výhradně v digitální formě místně příslušnému finančnímu úřadu ....................................... (Uveďte místně příslušný finanční úřad, jež je vaším správcem daně) Tato povinnost musí být splněna nejpozději dne ...................... . (doplňte datum, do kterého musí daný zaměstnanec informovat finanční úřad o zahájení vedení účetnictví v digitální formě s tím, že veškeré účetní záznamy budou vedeny výhradně v digitální podobě).
......................................... (jméno, příjmení, pozice) zodpovídá za implementaci elektronického podpisu do podnikového prostředí. ........................... (Současně uveďte druh / druhy využívaných elektronických podpisů)
........................... (Dále vymezte okruh dalších kompetencí, kterými disponuje uvedená osoba)
(V rámci směrnice můžete též specifikovat úlohu dalších osob zodpovědných za proces digitalizace účetnictví).
Varianta B: Účetní jednotka realizuje transformaci účetnictví na digitální podobu externě prostřednictvím poradenské firmy
Transformace na digitální účetnictví bude zajištěna dodavatelsky ve spolupráci s ................................................... (specifikujte obchodního partnera, který zajistí proces digitalizace účetnictví).
za současné podpory níže uvedených zaměstnanců účetní jednotky:
......................................... (jméno, příjmení, pozice) ........................... (vymezení kompetencí)
(V rámci směrnice můžete dále specifikovat úlohu dalších zaměstnanců zodpovědných za spolupráci s poradenskou firmou včetně stanovení jejich úkolů).
Školení zaměstnanců stanovených v bodě 6 této směrnice bude zajištěno dodavatelsky ve spolupráci s ................................................... (specifikujte obchodního partnera, který zajistí školení zaměstnanců).
......................................... (jméno, příjmení, pozice) ........................... (Současně vymezte okruh dalších kompetencí, kterými disponuje uvedený zaměstnanec ve spolupráci s poradenskou firmou, která zajistí školení zaměstnanců v oblasti digitalizace účetnictví vaší účetní jednotky)
......................................... (jméno, příjmení, pozice) zodpovídá za oznámení o vedení účetnictví výhradně v digitální formě místně příslušnému finančnímu úřadu ....................................... (Uveďte místně příslušný finanční úřad, jenž je vaším správcem daně). Tato povinnost musí být splněna nejpozději dne ...................... (doplňte datum, do kterého musí daný zaměstnanec informovat finanční úřad o zahájení vedení účetnictví v digitální formě s tím, že veškeré účetní záznamy budou vedeny výhradně v digitální podobě).
......................................... (jméno, příjmení, pozice) zodpovídá za implementaci elektronického podpisu do podnikového prostředí. ........................... (Současně uveďte druh / druhy využívaných elektronických podpisů)
........................... (Dále vymezte okruh dalších kompetencí, kterými disponuje uvedená osoba)
3. Hardwarové vybavení
Pro potřeby digitálně vedeného účetnictví se využívá následující hardwarové vybavení:
....................................................
....................................................
(Specifikujte veškerá zařízení včetně jejich interních čísel, na nichž bude vedeno účetnictví v digitální podobě z důvodu zajištění přehledu o přístupu k účetním datům a informacím). Pokud tato zařízení ještě účetní jednotka nevyužívá, uveďte požadavek na zajištění nákupu či např. zajištění pronájmu těchto zařízení).
....................................................
....................................................
(Specifikujte veškerá zařízení včetně jejich interních čísel, na nichž bude vedeno účetnictví v digitální podobě z důvodu zajištění přehledu o přístupu k účetním datům a informacím). Pokud tato zařízení ještě účetní jednotka nevyužívá, uveďte požadavek na zajištění nákupu či např. zajištění pronájmu těchto zařízení).
....................................................
....................................................
(Specifikujte veškerá zařízení včetně jejich interních čísel, na nichž bude vedeno, resp. přistupováno k účetnictví v digitální podobě z důvodu zajištění přehledu o přístupu k účetním datům a informacím). Pokud tato zařízení ještě účetní jednotka nevyužívá, uveďte požadavek na zajištění nákupu či např. zajištění pronájmu těchto zařízení).
....................................................
....................................................
(Specifikujte veškerá zařízení včetně jejich interních čísel, na nichž bude vedeno, resp. přistupováno k účetnictví v digitální podobě z důvodu zajištění přehledu o přístupu k účetním datům a informacím). Pokud tato zařízení ještě účetní jednotka nevyužívá, uveďte požadavek na zajištění nákupu či např. zajištění pronájmu těchto zařízení).
....................................................
....................................................
(Specifikujte veškerá zařízení včetně jejich interních čísel, na nichž bude vedeno, resp. uschováno účetnictví v digitální podobě z důvodu zajištění přehledu o přístupu k účetním datům a informacím). Pokud tato zařízení ještě účetní jednotka nevyužívá, uveďte požadavek na zajištění nákupu či např. zajištění pronájmu těchto zařízení).
4. Softwarové vybavení
Pro potřeby digitálně vedeného účetnictví se využívá následující softwarové vybavení:
....................................................
....................................................
(Specifikujte podnikový informační systém, který bude sloužit pro potřeby digitálně vedeného účetnictví). Pokud tento software ještě účetní jednotka nevyužívá, uveďte požadavek na zajištění jeho nákupu).
… 
