Systém vnitřních zásad pro profesi účetního k předcházení legalizace výnosů z trestné činnosti

Struktura vnitřního předpisu:

1. Předmět úpravy

2. Použité pojmy a zkratky

3. Povinnosti účetního

4. Povinnost identifikace klienta

5. Povinnost kontroly klienta

5.1. Další povinnosti identifikace a kontroly klienta

5.2. Zesílená identifikace a kontrola klienta

5.3. Oznamování nesrovnalostí v evidenci skutečných majitelů

6. Povinnost uchovávat údaje

7. Oznamovací povinnost

8. Odklad splnění příkazu klienta

9. Neuskutečnění obchodu

10. Povinnost součinnosti účetního

11. Povinnost mlčenlivosti

12. Školení

1. Předmět úpravy

Tento Systém vnitřních zásad (dále také jen "Systém") ve smyslu § 21 zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu (dále "AML zákon") nastavuje povinnosti účetního a jeho zaměstnanců, které na něho dopadají jako na povinnou osobu podle AML zákona.

§ 21 odst. 1 AML zákona stanoví všem povinným osobám povinnost zavést a uplatňovat "odpovídající strategie a postupy vnitřní kontroly a komunikace ke zmírňování a účinnému řízení rizik legalizace výnosů z trestné činnosti a financování terorismu identifikovaných v hodnocení rizik a k naplnění dalších povinnosti stanovených tímto zákonem".

Poznámka:

"Hodnocení rizik z AML u účetní profese" je zpracováno v samostatném dokumentu.

Podle odst. 2 pro účetní neplatí povinnost zavést tento Systém písemně, jedná se tak pouze o doporučený vzor, nicméně písemné zpracování lze doporučit nejen pro případnou kontrolu splnění této povinnosti ze strany Finančně analytického úřadu.

2. Použité pojmy a zkratky

Kontaktní osobou je účetní, zaměstnanec účetního nebo člen statutárního orgánu určený k oznamování podezřelých obchodů a k zajišťování průběžného styku s FAÚ. V případě, že účetní neurčí kontaktní osobu, plní její funkci sám (popř. statutární orgán). Kontaktní osoba je určena zvláštním dokumentem.

Legalizací výnosů z trestné činnosti se rozumí jednání sledující zakrytí nezákonného původu jakékoliv ekonomické výhody vyplývající z trestné činnosti s cílem vzbudit zdání, že jde o majetkový prospěch nabytý v souladu se zákonem.

Pověřená osoba je člen statutárního orgánu společnosti písemně pověřený plněním povinností vyplývajících ze zákona. Pokud má společnost pouze jednoho člena statutárního orgánu, platí, že byl takto pověřen. Pověřená osoba je určena zvláštním dokumentem.

Financováním terorismu je

1. shromažďování nebo poskytnutí peněžních prostředků nebo jiného majetku s vědomím, že bude, byť i jen zčásti, použit ke spáchání trestného činu teroru, teroristického útoku, účasti na teroristické skupině, podpory a propagace terorismu nebo trestného činu vyhrožování teroristickým činem nebo trestného činu, který má umožnit nebo napomoci spáchání takového trestného činu, nebo k podpoře osoby nebo skupiny osob připravujících se ke spáchání takového trestného činu, nebo
2. jednání vedoucí k poskytnutí odměny nebo odškodnění pachatele trestného činu teroru, teroristického útoku, účasti na teroristické skupině, podpory a propagace terorismu nebo trestného činu vyhrožování teroristickým činem nebo trestného činu, který má umožnit nebo napomoci spáchání takového trestného činu, nebo osoby pachateli blízké ve smyslu trestního zákona, nebo sbírání prostředků na takovou odměnu nebo na odškodnění,
3. financování šíření zbraní hromadného ničení, kterým se rozumí shromažďování nebo poskytnutí peněžních prostředků nebo jiného majetku s vědomím, že bude, byť i jen zčásti, použit šiřitelem zbraní hromadného ničení nebo bude použit na podporu šíření takových zbraní v rozporu s požadavky mezinárodního práva.

Obchodem se pro účely této směrnice rozumí každé jednání účetního v rámci jeho podnikatelského oprávnění s jinou osobou, pokud takové jednání směřuje k nakládání s majetkem této jiné osoby nebo k poskytnutí služby této jiné osobě (zpravidla se jedná o uzavření smlouvy na jednorázové poskytnutí služby).

Obchodním vztahem se rozumí smluvní vztah mezi účetním v rámci jeho podnikatelského oprávnění a jinou osobou, jehož účelem je nakládání s majetkem této jiné osoby nebo poskytování služeb této jiné osobě, jestliže je při vzniku smluvního vztahu s přihlédnutím ke všem okolnostem zřejmé, že bude trvající nebo bude obsahovat opakující se plnění (zpravidla smlouva uzavřená na dobu neurčitou).

Podezřelým obchodem se rozumí obchod uskutečněný za okolností vyvolávajících podezření ze snahy o legalizaci výnosů z trestné činnosti nebo podezření, že v obchodu užité prostředky jsou určeny k financování terorismu, nebo že obchod jinak souvisí nebo je spojen s financováním terorismu, anebo jiná skutečnost, která by mohla takovému podezření nasvědčovat (viz také Hodnocení rizik z AML u účetní profese), a to pokud například (jedná se tak o demonstrativní výčet znaků)

1. klient provádí výběry nebo převody na jiné účty bezprostředně po hotovostních vkladech,
2. během jednoho dne nebo ve dnech bezprostředně následujících uskuteční klient nápadně více peněžních operací, než je pro jeho činnost obvyklé,
3. počet účtů zřizovaných klientem je ve zjevném nepoměru k předmětu jeho podnikatelské činnosti nebo jeho majetkovým poměrům,
4. klient provádí převody majetku, které zjevně nemají ekonomický důvod, anebo provádí složité nebo neobvykle objemné obchody,
5. prostředky, s nimiž klient nakládá, zjevně neodpovídají povaze nebo rozsahu jeho podnikatelské činnosti nebo jeho majetkovým poměrům,
6. účet je využíván v rozporu s účelem, pro který byl zřízen,
7. klient vykonává činnosti, které mohou napomáhat zastření jeho totožnosti nebo zastření totožnosti skutečného majitele,
8. klientem nebo skutečným majitelem je osoba ze státu, který nedostatečně nebo vůbec neuplatňuje opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu,
9. účetní má pochybnosti o pravdivosti získaných identifikačních údajů o klientovi,
10. klient se odmítá podrobit kontrole nebo odmítá uvést identifikační údaje osoby, za kterou jedná,
11. klient provádí hotovostní transakce ve vysokých objemech,
12. klient je zapojen v řetězci firem, nebo
13. klient legalizuje výnosy z daňové trestné činnosti.

Podezřelým je obchod vždy, pokud

1. klientem, osobou ve vlastnické nebo řídící struktuře klienta, skutečným majitelem klienta, osobou jednající za klienta nebo osobou, která se jinak podíl na obchodu a je účetnímu známa, je osoba, vůči níž Česká republika uplatňuje mezinárodní sankce podle zákona o provádění mezinárodních sankcí, nebo
2. předmětem obchodu je nebo má být zboží nebo služby, vůči nimž Česká republika uplatňuje sankce podle zákona o provádění mezinárodních sankcí.

Identifikačními údaji se rozumí

• u fyzické osoby:

  • všechna jména a příjmení, rodné číslo, a nebylo-li přiděleno, datum narození a pohlaví, místo narození, trvalý nebo jiný pobyt a státní občanství; jde-li o podnikající fyzickou osobu, též její obchodní firma, odlišující dodatek nebo další označení, sídlo a identifikační číslo,

• u právnické osoby:

  • základní identifikační údaje právnické osoby, kterými jsou obchodní firma nebo název včetně odlišujícího dodatku nebo dalšího označení, sídlo a identifikační číslo právnické osoby nebo obdobné číslo přidělované v zahraničí,

  • údaje ke zjištění a ověření totožnosti fyzické osoby, která je členem jejího statutárního orgánu, a

  • základní identifikační údaje právnické osoby, která je členem jejího statutárního orgánu, a údaje ke zjištění a ověření totožnosti fyzické osoby, která je členem statutárního orgánu této právnické osoby, nebo kterou tato právnická osoba zmocnila, aby ji ve statutárním orgánu zastupovala,

  • plné identifikační údaje fyzické osoby, která za právnickou osobu v daném obchodním vztahu jedná (viz bod: identifikační údaje fyzické osoby),

• u svěřenského fondu:

  • jeho označení a identifikační údaje jeho svěřenského správce v rozsahu identifikačních údajů u fyzické nebo právnické osoby.

Průkazem totožnosti se rozumí doklad vydaný orgánem veřejné správy, v němž je uvedeno jméno a příjmení, datum narození a z něhož je patrná podoba, popřípadě i jiný údaj umožňující identifikovat osobu, která doklad předkládá, jako jeho oprávněného držitele.

Politicky exponovanou osobou se rozumí

1. fyzická osoba, která je nebo byla ve významné veřejné funkci s celostátním nebo regionálním významem, jako je zejména hlava státu, předseda vlády, vedoucí ústředního orgánu státní správy a jeho zástupce (náměstek, státní tajemník), člen parlamentu, člen řídícího orgánu politické strany, vedoucí představitel územní samosprávy, soudce nejvyššího soudu, ústavního soudu nebo jiného nejvyššího justičního orgánu, proti jehož rozhodnutí obecně až na výjimky nelze použít opravné prostředky, člen bankovní rady centrální banky, vysoký důstojník ozbrojených sil nebo sboru, člen nebo zástupce člena, je-li jím právnická osoba, statutárního orgánu obchodní korporace ovládané státem, velvyslanec nebo vedoucí diplomatické mise, osoba stojící v čele státního podniku, anebo fyzická osoba, která obdobnou funkci vykonává nebo vykonávala v jiném státě, v orgánu Evropské unie anebo v mezinárodní organizaci,
2. fyzická osoba, která je
   1. osobou blízkou k osobě uvedené v písmenu a),
   2. společníkem nebo skutečným majitelem stejné právnické osoby, popřípadě svěřenského fondu, jako osoba uvedená v písmenu a), nebo je o ní povinné osobě známo, že je v jakémkoli jiném blízkém podnikatelském vztahu s osobou uvedenou v písmenu a), nebo
   3. skutečným majitelem právnické osoby, popřípadě svěřenského fondu, o kterých je povinné osobě známo, že byly vytvořeny ve prospěch osoby uvedené v písmenu a).

Sankcionovanou osobou je osoba, vůči níž ČR uplatňuje sankce podle zákona o provádění mezinárodních sankcí.

Skutečným majitelem se rozumí

a) skutečný majitel podle zákona č. 37/2021 Sb., o evidenci skutečných majitelů nebo

b) fyzická osoba, za kterou se obchod provádí.

(Blíže k této problematice také Metodický pokyn FAÚ č. 3 ke zjišťování skutečného majitele)

Svěřenský fond – svěřenský fond nebo jemu svou strukturou nebo funkcemi podobné zřízení řídící se právem jiného státu.

Třetí země – stát, který není členským státem Evropské unie nebo státem tvořícím Evropský hospodářský prostor.

Vysoce riziková země – třetí země, kterou je na základě přímo použitelného předpisu Evropské unie nebo z jiného důvodu třeba považovat za vysoce rizikovou. Tento tzv. "evropský seznam" do značné míry odráží seznam sestavený Finančním akčním výborem (Financial Action Task Force, zkráceně FATF), který je stěžejním "jiným důvodem" pro označení třetí země za vysoce rizikovou. FATF vydává a průběžně aktualizuje seznam vysoce rizikových a nespolupracujících jurisdikcí.

Země původu klienta – fyzické osoby je každý stát, jehož je tato osoba státním příslušníkem, a současně všechny další státy, ve kterých je přihlášena k pobytu delšímu než 1 rok, nebo k trvalému pobytu, pokud jsou účetnímu známy:

• u klienta – právnické osoby, která je zároveň povinnou osobou ve smyslu § 2 AML zákona, je zemí původu stát, ve kterém má své sídlo,

• u klienta – právnické osoby, která není zároveň povinnou osobou ve smyslu § 2 AML zákona, je zemí původu stát, ve kterém má své sídlo, a současně všechny státy, v nichž má pobočku.

3. Povinnosti účetního

Účetní má tyto povinnosti:

• povinnost identifikovat klienta,

• povinnost kontroly klienta,

• povinnost oznámit podezřelý obchod, resp. další stanovené skutečnosti,

• povinnost obchod neuskutečnit,

• povinnost součinnosti s Finančním analytickým úřadem,

• povinnost oznámit nesrovnalost v evidenci skutečných majitelů,

• informační povinnost,

• povinnost uchovávat identifikační údaje a doklady o obchodech,

• povinnost mlčenlivosti.

4. Povinnost identifikace klienta

1. Pokud je účetní účastníkem obchodu v hodnotě převyšující částku 1 000 EUR, před jeho uskutečněním vždy identifikuje klienta (hodnotou obchodu není myšlena pouze odměna účetního).
2. Bez ohledu na limit podle odst. 1 identifikuje účetní klienta vždy, pokud jde o vznik obchodního vztahu nebo o podezřelý obchod.
3. První identifikací klienta, který je fyzickou osobou, provede účetní za fyzické přítomnosti identifikovaného, dále pak také za podmínek odst. 9 nebo 12.
4. První identifikaci klienta, který je právnickou osobou nebo svěřenským fondem, provede účetní za fyzické přítomnosti fyzické osoby jednající za klienta, dále pak také za podmínek odst. 9 nebo 12.
5. Při identifikaci klienta, který je:
   1. fyzickou osobou, účetní identifikační údaje zaznamená a ověří z průkazu totožnosti, jsou-li v něm uvedeny, a dále zaznamená druh a číslo průkazu totožnosti, stát, popřípadě orgán, který jej vydal, a dobu jeho platnosti; současně ověří shodu podoby s vyobrazením v průkazu totožnosti,
   2. právnickou osobou, účetní identifikační údaje zaznamená a ověří z dokladu o existenci právnické osoby získaného z důvěryhodného zdroje a v rozsahu podle písmene a) provede identifikaci fyzické osoby, která za ni jedná v daném obchodu nebo při vzniku obchodního vztahu, a skutečného majitele; je-li statutárním orgánem nebo jeho členem jiná právnická osoba, zaznamená i její identifikační údaje.
6. Je-li klient zastoupen, provádí se identifikace zmocněnce podle odstavce 3 a 5 a dále předložením oprávnění k tomuto jednání. Účetní ověří, zda a v jakém rozsahu je tato osoba oprávněna jednat za klienta. Je-li klient zastoupen zákonným zástupcem, provádí se identifikace zákonného zástupce podle odstavce 3 a 5. Zákonný zástupce doloží identifikační údaje zastoupeného.
7. Při dalších obchodech s klientem, který již byl identifikován podle odst. 3, ověří účetní vhodným způsobem totožnost konkrétní jednající fyzické osoby. Toto ověření lze provést i bez fyzické přítomnosti klienta, který je fyzickou osobou, nebo fyzické osoby jednající jménem klienta, který je právnickou osobou.
8. V době trvání obchodního vztahu nebo při dalších obchodech (zejména při podpisu dodatku smlouvy nebo smlouvy nové) účetní kontroluje platnost a úplnost identifikačních údajů klienta a informací získaných v rámci kontroly klienta.
9. Účetní může provést identifikaci klienta bez jeho fyzické přítomnosti, pokud mu klient identifikační údaje sdělí způsobem, který stanoví účetní, a opatří je kvalifikovaným elektronickým podpisem a lze-li ověřit totožnost příslušné fyzické osoby u důvěryhodného a kvalifikovaného poskytovatele elektronické identifikace podle předpisů EU a účetní nemá pochybnost o skutečné totožnosti klienta.
10. Jestliže má účetní při uzavírání obchodu podezření, že klient nejedná svým jménem nebo že zastírá, že jedná za třetí osobu, vyzve klienta, aby doložil oprávnění k tomuto jednání.
11. Účetní může pro účely tohoto zákona pořizovat kopie nebo výpisy z předložených dokladů a zpracovávat takto získané informace k naplnění účelu tohoto zákona, pokud klient výslovně pořízení kopie neodmítne.
12. První identifikace může být provedena na žádost účetního nebo klienta také notářem nebo kontaktním místem veřejné správy. Notář nebo kontaktní místo uvedené v předchozí větě sepíše o identifikaci listinu, která je veřejnou listinou. Přílohou listiny o identifikaci jsou kopie částí dokladů použitých k identifikaci. Identifikační údaje a doklady musí být uloženy u účetního před uskutečněním obchodu.
13. V rámci identifikace klienta účetní zjistí a zaznamená, zda klient, fyzická osoba jednající za klienta v daném obchodu nebo obchodním vztahu a jeho skutečný majitel, pokud je účetnímu znám, není politicky exponovanou osobou.
14. V rámci identifikace klienta účetní zjistí a zaznamená zda:

    • klient, fyzická osoba jednající za klienta v daném obchodu nebo obchodním vztahu a jeho skutečný majitel, pokud je účetnímu znám, není sankciovanou osobou,

    • jiná osoba ve vlastnické nebo řídící struktuře klienta, pokud je účetnímu známa, není sankcionovanou osobou.

15. Účetní může nahradit identifikaci klienta podle předchozích odstavců prostřednictvím prostředku pro elektronickou identifikaci, kterým může být:

    • e-občanka nebo prostředek pro elektronickou identifikaci vydaný První certifikační autoritou, a.s.

    • bankovní identita – BankID

16. Tzv. identifikace na dálku

U nerizikových klientů může účetní nahradit identifikaci klienta podle odstavců 1 až 14

• u fyzické osoby prostřednictvím čitelné kopie částí průkazu totožnosti, který obsahuje i vyobrazení identifikované fyzické osoby, a nejméně jednoho dalšího podpůrného dokladu, z něhož lze zjistit identifikační údaje fyzické osoby,

• u právnické osoby prostřednictvím dokladu o její existenci a identifikačními údaji z veřejného rejstříku nebo evidence svěřenských fondů,

  • - u svěřenského fondu prostřednictvím dokladu o své existenci a identifikačních údajů fondu,
  • - u fyzické osoby, která jedná za klienta (jinou fyzickou osobu, právnickou osobu nebo svěřenský fond), prostřednictvím čitelné kopie částí průkazu totožnosti, který obsahuje i vyobrazení identifikované fyzické osoby, a nejméně jednoho dalšího podpůrného dokladu, z něhož lze zjistit identifikační údaje fyzické osoby,

a účetní ověří a zaznamená tyto údaje a uzavře s klientem písemně smlouvu, klient dále hodnověrným způsobem prokáže existenci platebního účtu u instituce působící v Evropské unii nebo státu Evropského hospodářského prostoru a první platbu z této smlouvy provede prostřednictvím tohoto účtu s doprovodnou informací o účelu identifikace, označením účetního a spolu se jménem a příjmením příkazce, pokud to platební systém umožňuje.

5. Povinnost kontroly klienta

1. Účetní před uskutečněním jednotlivého obchodu v hodnotě 15 000 EUR nebo vyšší (hodnotou obchodu není myšlena pouze odměna účetního), obchodu, na který se vztahuje povinnost identifikace podle čl. 4 odst. 2, obchodu s politicky exponovanou osobou nebo klientem z vysoce rizikové země, klientem identifikovaným podle čl. 4 odst. 16, dále v době trvání obchodního vztahu provádí také kontrolu klienta.

2. Kontrola klienta zahrnuje:

1. získání a vyhodnocení informací o účelu a zamýšlené povaze obchodu nebo obchodního vztahu,
2. získání a vyhodnocení informací o povaze podnikání klienta,
3. zjištění totožnosti skutečného majitele a přijetí opatření k ověření jeho totožnosti z důvěryhodných zdrojů s tím, že v případě, že klient podléhá povinnosti zápisu do evidence skutečných majitelů nebo obdobného registru, účetní ověří skutečného majitele vždy alespoň z této evidence nebo obdobného registru a jednoho dalšího zdroje, a zjištění, zda skutečný majitel není politicky exponovanou osobou nebo sankcionovanou osobou,
4. v případě, že je klientem právnická osoba nebo svěřenský fond, zjištění vlastnické a řídící struktury klienta, a zjištění, zda osoba v této struktuře není sankcionovanou osobou,
5. průběžné sledování obchodního vztahu včetně přezkoumávání obchodů prováděných v průběhu daného vztahu za účelem zjištění, zda obchody jsou v souladu s tím, co je povinné osobě známo o klientovi a jeho podnikatelském a rizikovém profilu,
6. přezkoumávání zdrojů peněžních prostředků nebo jiného majetku, kterého se obchod nebo obchodní…