Úschova účetních a daňových dokladů v elektronické podobě

Struktura vnitřního předpisu o úschově účetních a daňových dokladů v elektronické podobě:

1. Předmět vnitřního předpisu

2. Základní vymezení účetního dokladu v elektronické podobě

3. Základní vymezení daňového dokladu v elektronické podobě

4. Vymezení doby úschovy účetních a daňových dokladů v elektronické podobě

5. Způsob uschování účetních a daňových dokladů v elektronické podobě

1. Předmět vnitřního předpisu

Vnitřní předpis vymezuje problematiku úschovy účetních a daňových dokladů v elektronické podobě. Stanovuje náležitosti, které musí účetní doklad v elektronické podobě jednoznačně obsahovat. Dále vymezuje náležitosti, které musí být součástí daňového dokladu, který je v elektronické podobě. Směrnice následně řeší oblast úschovy účetních a daňových dokladů v elektronické podobě a způsob jejich uchování v souladu s platnou legislativou.

2. Základní vymezení účetního dokladu v elektronické podobě

Účetní jednotka zachycuje veškeré účetní operace na základě účetního dokladu. Účetním dokladem se rozumí účetní záznam, který je průkazný.

Účetní doklad musí obsahovat následující náležitosti, aby účetní jednotka byla oprávněna na jeho základě zachytit příslušnou účetní transakci do účetních knih. Těmito náležitostmi jsou:

• Označení účetního dokladu.

• Obsah účetního případu s vymezením jednotlivých účastníků.

• Peněžní částka nebo informace o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství.

• Okamžik vyhotovení účetního dokladu.

• Okamžik uskutečnění účetního případu, pokud tento okamžik není shodný s okamžikem vyhotovení účetního dokladu.

• Podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování.

Účetním dokladem v elektronické podobě se rozumí účetní doklad v technické formě, jež byl proveden elektronickým, optickým či jiným způsobem a zároveň není považován za listinou formu účetního záznamu, přičemž je umožněno jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný.

Účetní doklad v elektronické podobě musí být podepsán uznávaným elektronickým podpisem podle zvláštního právního předpisu, anebo obdobným průkazným účetním záznamem v technické formě, u něhož je zaručena průkaznost a jednoznačnost původu. Pokud účetní záznam vznikl uvnitř účetní jednotky, lze použít zaručený elektronický podpis.

Účetní jednotka vyhotovuje účetní doklad v elektronické podobě bez zbytečného odkladu po zjištění skutečnosti či skutečností, které se jím zachycují. Zároveň musí být možno určit obsah každého jednotlivého účetního případu a splňovat požadavky na obsah účetních případů alespoň s použitím účetních metod dle § 4 odst. 8 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví a za použití nástrojů uvedených dle § 4 odst. 8 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví.

Účetní doklad a účetní záznam musí obsahovat identifikátor, na základě kterého musí být možné jednoznačně určit vzájemnou vazbu mezi účetním dokladem a účetním záznamem včetně veškerých souvisejících skutečností. Identifikátor zabezpečuje, aby zachycená účetní transakce, účetní záznam a účetní doklad byly průkazné.

Možná varianta: Účetní jednotka je plátcem DPH dle zákona č. 235/2004 Sb.

3. Základní vymezení daňového dokladu v elektronické podobě

Daňovým dokladem v elektronické podobě se rozumí písemnost v elektronické podobě, která splňuje veškeré podmínky zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty. Daňový doklad v elektronické podobě je vystaven a obdržen elektronicky, přičemž může být vystaven pouze za předpokladu, že s touto podobou dokladu souhlasí i osoba, pro kterou se plnění uskutečňuje.

Daňový doklad v elektronické podobě musí obsahovat:

• Označení osoby, která plnění uskutečňuje.

• Daňové identifikační číslo osoby, která plnění uskutečňuje.

• Označení osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje.

• Daňové identifikační číslo osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje. Pokud není osobě, pro kterou se plnění uskutečňuje přiděleno daňové identifikační číslo, tento údaj se na daňovém dokladu neuvádí.

• Evidenční číslo daňového dokladu.

• Rozsah a předmět plnění. Pokud však při vystavení dokladu není rozsah plnění znám, neuvádí se.

• Den vystavení daňového dokladu.

• Den uskutečnění plnění nebo den přijetí úplaty, pokud před uskutečněním plnění vznikla povinnost ke dni přijetí úplaty přiznat daň nebo přiznat plnění, pokud se liší ode dne vystavení daňového dokladu.

• Jednotkovou cenu bez daně a slevu, není-li obsažena v jednotkové ceně.

• Základ daně.

• Sazbu daně. Ta nemusí být uvedena, pokud se jedná o plnění osvobozené od daně nebo je-li osobou povinnou přiznat daň osoba, pro kterou je plnění uskutečněno.

• Výši daně, přičemž daň je uvedena v české měně. Ta nemusí být uvedena, pokud se jedná o plnění osvobozené od daně nebo je-li osobou povinnou přiznat daň osoba, pro kterou je plnění uskutečněno.

• Pokud je plnění osvobozeno od daně, daňový doklad musí obsahovat odkaz na příslušné ustanovení zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty; ustanovení předpisu Evropské unie nebo jiný údaj uvádějící, že plnění je od daně osvobozeno.

• Pokud je osoba, pro kterou je plnění uskutečněno, zmocněna k vystavení daňového dokladu, daňový doklad musí obsahovat "vystaveno zákazníkem".

• Pokud je osobou povinnou přiznat daň osoba, pro kterou je plnění uskutečněno, musí daňový doklad obsahovat "daň odvede zákazník".

Možná varianta: Účetní jednotka je plátcem DPH dle zákona č. 235/2004 Sb.

3.1. Základní vymezení zjednodušeného daňového dokladu v elektronické podobě

Zjednodušeným daňovým dokladem v elektronické podobě se rozumí písemnost v elektronické podobě, která splňuje veškeré podmínky zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty. Zjednodušený daňový doklad v elektronické podobě je vystaven a obdržen elektronicky, přičemž může být vystaven pouze za předpokladu, že s touto podobou dokladu souhlasí i osoba, pro kterou se plnění uskutečňuje.

Zjednodušený daňový doklad v elektronické podobě musí obsahovat:

• Daňové identifikační číslo osoby, která plnění uskutečňuje.

• Označení osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje.

• Evidenční číslo daňového dokladu.

• Rozsah a předmět plnění. Pokud však při vystavení dokladu není rozsah plnění znám, neuvádí se.

• Den vystavení daňového dokladu.

• Den uskutečnění plnění nebo den přijetí úplaty, pokud před uskutečněním plnění vznikla povinnost ke dni přijetí úplaty přiznat daň nebo přiznat plnění, pokud se liší ode dne vystavení daňového dokladu.

• Sazbu daně. Ta nemusí být uvedena, pokud se jedná o plnění osvobozené od daně nebo je-li osobou povinnou přiznat daň osoba, pro kterou je plnění uskutečněno.

• Pokud je plnění osvobozeno od daně, daňový doklad musí obsahovat odkaz na příslušné ustanovení zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty; ustanovení předpisu Evropské unie nebo jiný údaj uvádějící, že plnění je od daně osvobozeno.

• Pokud je osoba, pro kterou je plnění uskutečněno, zmocněna k vystavení daňového dokladu, daňový doklad musí obsahovat "vystaveno zákazníkem".

• Pokud je osobou povinnou přiznat daň osoba, pro kterou je plnění uskutečněno, musí daňový doklad obsahovat "daň odvede zákazník".

Pokud zjednodušený daňový doklad v elektronické podobě neobsahuje výši daně, musí obsahovat částku, kterou osoba, která plnění uskutečňuje, získala nebo má získat za uskutečňované plnění celkem.

Možná varianta: Účetní jednotka je plátcem DPH dle zákona č. 235/2004 Sb. a nalezne pro tyto zvláštní daňové doklady v elektronické podobě uplatnění

3.2. Základní vymezení souhrnného daňového dokladu v elektronické podobě

Souhrnným daňovým dokladem v elektronické podobě se rozumí doklad, který se vystavuje za více samostatných zdanitelných plnění, která plátce uskutečňuje pro stejnou osobu v rámci kalendářního měsíce, přičemž tento doklad může obsahovat i jednu nebo více úplat, ze kterých vznikla povinnost přiznat daň, přijatých v tomto kalendářním měsíci od této osoby nebo více úplat, ze kterých vznikla povinnost přiznat daň přijatých v rámci kalendářního měsíce, v němž došlo k uskutečnění tohoto plnění, pokud se toto plnění uskutečnilo a tyto úplaty se vztahují ke zdanitelnému plnění, které se poskytuje pro jednu osobu.

Souhrnný daňový doklad v elektronické podobě musí obsahovat pro každé samostatné zdanitelné plnění:

• Rozsah a předmět plnění.

• Den uskutečnění plnění.

• Jednotkovou cenu bez daně a slevu, není-li obsažena v jednotkové ceně.

• Základ daně.

• Sazbu daně.

• Výši daně.

Souhrnný daňový doklad v elektronické podobě musí obsahovat pro každou úplatu:

• Rozsah a předmět plnění (je uveden pouze za předpokladu, že je znám).

• Den přijetí úplaty.

• Základ daně.

• Sazbu daně

• Výši daně.

Možná varianta: Účetní jednotka je plátcem DPH dle zákona č. 235/2004 Sb. a nalezne pro tyto zvláštní daňové doklady v elektronické podobě uplatnění

3.3. Základní vymezení zvláštních daňových dokladů v elektronické podobě

Mezi zvláštní daňové doklady v elektronické podobě se řadí:

• Splátkový kalendář v elektronické podobě. Ten obsahuje veškeré náležitosti daňového dokladu uvedené v této směrnici a zároveň tvoří součást nájemní smlouvy nebo je na něj v těchto smlouvách odkazováno.

• Platební kalendář v elektronické podobě. Ten obsahuje veškeré náležitosti daňového dokladu uvedené v této směrnici a zároveň osoba poskytující plnění poskytuje úplatu před uskutečněním zdanitelného plnění a je na něm uveden rozpis plateb na předem stanovené období. Nemusí obsahovat den uskutečnění plnění nebo den přijetí úplaty.

• Doklad o použití v elektronické podobě je daňový doklad, který je vystaven v případě plnění podle § 13 odst. 4 písm. a), b) a e)…